Assistant. de direction

L'assistant.e de direction est au service de la direction et du département. Il/Elle gère le secrétariat à la direction et du département. Il/Elle assure, par ailleurs, le relais auprès du service du personnel et est chargé.e de communication. 

Activités 

Assurer le soutien administratif de la direction  

- Assurer les tâches de secrétariat (rédaction et envoi courriers, rangements documents, classement, etc.)

- Assister aux réunions, prendre des notes et rédiger les PV's (ex : copil commun) 

- Organiser les visites et réunions avec les intervenants internes et/ou externes (réunions délégués, réunions générales, du secrétariat etc.) 

- Être le contact direct entre tout intervenant externe et la direction. 

- Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations) pour la Direction. 

- Assurer la gestion administrative des attributions 

- Préparer le fichier DATT 

- Organiser les remplacements des absences imprévues à l’accueil en cas d’absence anticipée, les personnes prennent elles-mêmes les dispositions nécessaires 

- Planifier les évaluations des membres du personnel 

- Enregistrer et classer les informations utiles 

En tant que relais du service RH, assurer le relais et la transmission d’informations et de documents  

- Assurer la destination des documents administratifs transmis par les membres du personnel (statutaire, vacataire, contractuel, APE), auprès du service du personnel 

- Assurer le suivi des demandes du service du personnel (limitées d’une part, à l’impression et/ou transmission et/ou signature de documents - déclarations de cumul, contrats, conventions vacataire, HE12, etc. - et d’autre part, à la communication individuelle ou collective) ; 

- Répercuter quotidiennement, auprès du service du personnel, les absences et congés des membres du personnel (tous motifs confondus) et les situations d’accidents du travail  

Participer à la prise en charge personnalisée des membres du personnel 

- Assurer l’accueil administratif des membres du personnel  

• Vérifier le suivi et la bonne réalisation des procédures administratives 

• Vérifier auprès des responsables d’année qu’un accueil personnel est organisé 

• Assurer la distribution de documents : carte de parking et de membre du personnel 

• Procéder à la visite guidée des nouveaux membres du personnel et leur expliquer les modalités concrètes d’organisation : valves, formulaires, photocopies, parking, …. 

• Mettre à jour le fichier des coordonnées des membres du personnel et le diffuser 

• Coordonner le recrutement 

• Préparer et récolter les conventions des étudiants jobistes, de bénévolat et de conférenciers 

• Récolter, vérifier et assurer le suivi des paiements des déclarations d’honoraires 

  Assurer le secrétariat administratif du département 

- Organiser les consultations de copies d’examen 

- Récolter et classer les fiches de cours et plans de cours, les syllabus et corrigés des examens 

- Gérer les archives et les casiers 

En tant que chargé de communication et d’évènements 

- Favoriser les échanges au sein de la communauté interne et externe à l’implantation : 

• Coordonner l’usage des différents outils de communication interne (valves, portail, écrans de télévision, …) 

• Animer les réseaux sociaux de l’implantation (Facebook, LinkedIn) 

• Alimenter la page internet de la Henallux relative à l’implantation. 

• Organiser, alimenter et mettre à jour le site Sharepoint membres du personnel du département  

• Organiser, alimenter et mettre à jour le site Sharepoint étudiants du département

• Assurer le relai communication, la synthèse et l’envoi des informations au service communication 

• Créer des documents et visuels institutionnels divers (affiches, folders, logos, rollup, cartons d’invitation, …). 

• Gérer les événements internes et externes de l’implantation 

• Organiser les aspects logistiques des événements internes et externes (réservation de salle, catering, impressions nécessaires, …) 

• Communiquer vers l’extérieur en vue de faire la promotion d’événements (conférences, débats politiques, …) 

 Participer à l’accueil et aux activités globales du département 

- Participer à une tournante pour la permanence entre midi et 13H. 

- Participer au remplacement des personnes responsables de l’accueil lors de leur absence 

- Participer aux surveillances d’examen 

- Participer aux réunions de la haute école, du secrétariat et du département, en fonction des délégations de la direction 

Le candidat pourra être évalué sur sa maîtrise de ces compétences :

• Communication écrite et orale

• Rigueur

• Capacité de travail en équipe

• Autonomie

• Faire preuve d'initiatives

• Précision

• Devoir de discrétion

• Maîtrise des logiciels bureautiques

• Flexibilité et polyvalence